La Plataforma Omnya CRM procesa dos categorías distintas de datos personales, con roles jurídicos diferentes:
| Categoría | Datos concretos | Momento de recogida |
|---|---|---|
| Datos de cuenta | Nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, contraseña (en formato hash), nombre del negocio | Registro en la Plataforma |
| Datos de facturación | Dirección de facturación, información de pago (gestionada por el procesador de pagos; no almacenamos datos de tarjeta), historial de transacciones | Contratación de plan de pago |
| Datos de contacto del negocio | Número de teléfono, dirección del negocio, sector de actividad | Configuración del perfil |
| Comunicaciones con soporte | Contenido de conversaciones de soporte técnico (chat en vivo, email) | Interacciones con el equipo de soporte |
| Categoría | Datos concretos | Fuente |
|---|---|---|
| Datos de uso | Funcionalidades utilizadas, frecuencia de acceso, acciones realizadas en la Plataforma, configuraciones | Registro automático de actividad |
| Datos técnicos | Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, identificadores de dispositivo, zona horaria | Acceso a la Plataforma |
| Datos de sesión | Tokens de autenticación, timestamps de acceso y cierre de sesión | Sesión activa |
| Finalidad | Datos tratados | Base jurídica | Plazo |
|---|---|---|---|
| Gestión de la cuenta y prestación del servicio | Datos de cuenta, datos técnicos, datos de uso | Art. 6(1)(b) RGPD — Ejecución del contrato | Vigencia del contrato + 30 días tras eliminación |
| Facturación y cumplimiento de obligaciones fiscales | Datos de facturación, datos de transacciones | Art. 6(1)(c) RGPD — Obligación legal | 6 años (Ley 58/2003 General Tributaria) |
| Soporte técnico y atención al usuario | Datos de cuenta, comunicaciones de soporte | Art. 6(1)(b) RGPD — Ejecución del contrato | Vigencia del contrato + 1 año |
| Mejora del producto y análisis de uso | Datos de uso, datos técnicos (seudónimos) | Art. 6(1)(f) RGPD — Interés legítimo | 2 años desde la recogida |
| Comunicaciones sobre el servicio (actualizaciones, cambios, mantenimiento) | Correo electrónico | Art. 6(1)(b) RGPD — Ejecución del contrato | Vigencia del contrato |
| Comunicaciones comerciales y novedades del producto (marketing) | Correo electrónico | Art. 6(1)(a) RGPD — Consentimiento / Art. 21 LSSICE | Hasta revocación del consentimiento |
| Seguridad, prevención del fraude y cumplimiento legal | Datos técnicos, datos de sesión, datos de uso | Art. 6(1)(f) RGPD — Interés legítimo | 1 año desde la recogida |
Para la prestación del servicio, OMNYA TECH LABS SL utiliza los siguientes proveedores de servicios que actúan como subencargados del tratamiento o como responsables independientes:
| Proveedor | Rol | Servicio | País | Salvaguarda de transferencia |
|---|---|---|---|---|
| HighLevel, Inc. (GoHighLevel) | Subencargado principal | Infraestructura tecnológica subyacente de la Plataforma; almacenamiento de datos de la cuenta y del CRM | EE.UU. (Texas) | SCCs (Cláusulas Contractuales Tipo) |
| Twilio, Inc. | Subencargado | Servicios de mensajería SMS, WhatsApp Business API y comunicaciones de voz | EE.UU. (California) | SCCs (Cláusulas Contractuales Tipo) |
| Mailgun / SendGrid (Twilio) | Subencargado | Envío de correos electrónicos transaccionales y de marketing | EE.UU. | SCCs (Cláusulas Contractuales Tipo) |
| Stripe, Inc. | Responsable independiente / Subencargado | Procesamiento de pagos con tarjeta y gestión de suscripciones | EE.UU. / Irlanda | SCCs; presencia en UE (Stripe Payments Europe, Ltd.) |
| Amazon Web Services (AWS) | Subencargado (vía HighLevel) | Infraestructura de servidores en la nube | EE.UU. (principalmente US-East) | SCCs; programa de cumplimiento propio de AWS |
| Meta Platforms, Inc. | Responsable independiente / Subencargado | API de WhatsApp Business (integración de mensajería) | EE.UU. / Irlanda (Meta Platforms Ireland Ltd.) | SCCs; presencia en UE |
La naturaleza de la Plataforma Omnya CRM, construida sobre tecnología de HighLevel, Inc. (Texas, EE.UU.), implica que los datos personales de los usuarios y los datos de sus clientes que se introduzcan en la Plataforma se almacenan y procesan en servidores ubicados principalmente en los Estados Unidos.
Estas transferencias internacionales a países que no cuentan con una Decisión de Adecuación de la Comisión Europea están amparadas por las siguientes salvaguardas:
El usuario puede solicitar copia de las SCCs suscritas contactando con [email protected].
| Categoría de datos | Plazo de conservación | Justificación |
|---|---|---|
| Datos de cuenta y perfil | Vigencia del contrato + 30 días (período de gracia) | Prestación del servicio y posibilidad de recuperación |
| Datos de facturación y transacciones | 6 años desde la fecha de la transacción | Obligación legal fiscal (Art. 29 Ley 58/2003) |
| Registros de actividad y seguridad | 12 meses | Prevención del fraude y cumplimiento legal |
| Comunicaciones de soporte | Vigencia del contrato + 1 año | Interés legítimo en la mejora del servicio |
| Datos de uso y analítica | 2 años (en formato seudónimo) | Interés legítimo en la mejora del producto |
| Copias de seguridad cifradas | Hasta 90 días adicionales tras la eliminación de la cuenta | Integridad del sistema; sobrescritas automáticamente |
Como interesado, el usuario tiene derecho a ejercer los siguientes derechos respecto a sus datos personales:
| Derecho | Contenido | Plazo de respuesta |
|---|---|---|
| Acceso (Art. 15) | Obtener confirmación de si se tratan datos propios y acceder a ellos, incluyendo información sobre las categorías, finalidades y destinatarios | 1 mes (prorrogable 2 meses más) |
| Rectificación (Art. 16) | Solicitar la corrección de datos inexactos o la completitud de datos incompletos | 1 mes |
| Supresión — «derecho al olvido» (Art. 17) | Solicitar la eliminación de los datos cuando, entre otros supuestos, ya no sean necesarios para la finalidad para la que se recogieron o se retire el consentimiento | 1 mes |
| Limitación del tratamiento (Art. 18) | Solicitar que se suspenda el tratamiento de los datos en determinadas circunstancias | 1 mes |
| Portabilidad (Art. 20) | Recibir los datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y transmitirlos a otro responsable | 1 mes |
| Oposición (Art. 21) | Oponerse al tratamiento basado en interés legítimo; oponerse en cualquier momento al tratamiento para fines de marketing directo | Inmediato para marketing; 1 mes para otros casos |
| No ser objeto de decisiones automatizadas (Art. 22) | No ser objeto de decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o le afecten significativamente | 1 mes |
Para ejercer cualquiera de estos derechos, el interesado debe dirigirse a [email protected], indicando su nombre, correo electrónico de la cuenta y el derecho que desea ejercer. Omnya CRM podrá solicitar acreditación de identidad para proteger la información del titular.
Importante — datos de clientes del negocio del usuario: Si usted es cliente final de un negocio que usa Omnya CRM (y no un usuario registrado de la Plataforma), para ejercer sus derechos debe dirigirse directamente al negocio que trata sus datos (el responsable del tratamiento de sus datos), no a OMNYA TECH LABS SL.
Sin perjuicio de cualquier otro recurso administrativo o acción judicial, el interesado tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) si considera que el tratamiento de sus datos personales infringe el RGPD o la LOPDGDD:
OMNYA TECH LABS SL y HighLevel, Inc. aplican medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, incluyendo:
En caso de producirse una brecha de seguridad que afecte a datos personales, OMNYA TECH LABS SL:
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La Plataforma Omnya CRM está dirigida a empresas y profesionales. No está destinada a menores de 18 años, quienes no pueden contratar el servicio. OMNYA TECH LABS SL no recopila conscientemente datos personales de menores de edad. Si se detecta que se han recogido datos de un menor sin el consentimiento parental requerido, se procederá a su eliminación inmediata.
OMNYA TECH LABS SL se reserva el derecho a modificar la presente Política de Privacidad en cualquier momento para adaptarla a cambios normativos, jurisprudenciales o de producto. Los cambios sustanciales serán notificados a los usuarios por correo electrónico con al menos 30 días de antelación. La fecha de última actualización figura en el encabezado de este documento.